Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

• Adatkezelő neve: Törökgyörgy Péter e.v.
• Székhely / nyilvántartott cím: 5945 Kardoskút, Rózsa utca 10.
• E-mail: hello@edleen.com
• Weboldal: https://edleen.com

A továbbiakban: Adatkezelő vagy Edleen.

Amennyiben adatvédelmi kérdésed, kérelmed vagy panaszod van, a fenti e-mail-címen tudsz kapcsolatba lépni velünk.

2. Milyen minőségben kezeljük az adatokat?

Az önálló adatkezelések jogalapjai: a fiók, az előfizetés és a felhasználó által igénybe vett funkciók biztosításánál a GDPR 6. cikk (1) b) pontja (szerződés teljesítése); a jogszabály által előírt számlázási, adózási és panaszmegőrzési kötelezettségeknél a 6. cikk (1) c) pontja (jogi kötelezettség); a szükséges és arányos biztonsági naplózásnál, visszaélés-megelőzésnél és jogi igényérvényesítésnél a 6. cikk (1) f) pontja (jogos érdek). A jogos érdeken alapuló adatkezeléssel szemben a GDPR feltételei szerint tiltakozni lehet. Ha egy opcionális adatkezelés hozzájárulást igényel, annak jogalapja a 6. cikk (1) a) pontja; a hozzájárulás bármikor visszavonható. Az előfizető ügyféladataihoz szükséges jogalapot az előfizető mint adatkezelő határozza meg.

Az Edleen bizonyos adatkezelések esetében önálló adatkezelőként jár el. Ide tartoznak különösen a regisztrációhoz, előfizetéshez, számlázáshoz, ügyfélszolgálathoz, biztonsághoz és a felhasználói fiók működtetéséhez szükséges adatok.

Az Edleenben a felhasználók saját ügyfeleikre, kapcsolattartóikra, projektjeikre, feladataikra és egyéb üzleti kapcsolataikra vonatkozó adatokat is rögzíthetnek. Ezen adatok tekintetében főszabály szerint az Edleen előfizetője vagy az általa képviselt szervezet minősül adatkezelőnek, az Edleen üzemeltetője pedig az előfizető utasításai alapján adatfeldolgozóként jár el.

A felhasználó felelőssége annak biztosítása, hogy az Edleenbe általa feltöltött vagy továbbított személyes adatok kezelésére megfelelő jogalappal rendelkezzen.

3. Regisztráció és felhasználói fiók

Az Edleen használatához felhasználói fiók létrehozása szükséges.

Ennek során kezelhetjük a felhasználó nevét, e-mail-címét, titkosított formában tárolt jelszavát, felhasználói azonosítóit, szerepkörét, workspace-tagságát, profilbeállításait, időzónáját, nyelvi és megjelenítési beállításait, valamint az opcionálisan beállított profilképet és kétlépcsős hitelesítéssel kapcsolatos adatokat.

A jelszavakat az Edleen nem olvasható formában tárolja.

Az adatkezelés célja a felhasználói fiók létrehozása, hitelesítése, biztonságos működtetése és az Edleen szolgáltatás biztosítása.

Az adatkezelés jogalapja elsősorban a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, vagyis a felhasználóval kötött szerződés teljesítése, illetve a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele.

4. Az Edleenben rögzített ügyfél-, projekt- és feladatadatok

A felhasználó az Edleenben többek között ügyfeleket, kapcsolattartókat, projekteket, feladatokat, kommenteket, briefeket, checklist-elemeket, határidőket, becsült és tényleges munkaidőt, kampányokat, munkafolyamatokat és külső szolgáltatásokra mutató linkeket rögzíthet.

Ezek az adatok tartalmazhatnak személyes adatokat is, például nevet, üzleti e-mail-címet, telefonszámot vagy a feladatok és kommunikáció tartalmában szereplő személyes információkat.

Az Edleen az ilyen adatokat kizárólag a szolgáltatás működtetéséhez, a felhasználó által kért funkciók biztosításához és a felhasználó utasításai szerint kezeli.

Az Edleen nem értékesíti a felhasználók vagy ügyfeleik személyes adatait.

5. Beérkező emailek – in.edleen.com

Az Edleen felhasználói saját Edleen email címet kaphatnak, például: nev@in.edleen.com

Erre a címre az ügyfél közvetlenül küldhet levelet, vagy a felhasználó saját levelezőrendszeréből továbbíthat ide egy olyan emailt, amelyből feladatot szeretne létrehozni.

Az email fogadásához az Edleen a Resend szolgáltatását használja.

A beérkező emailből kezelhetjük a feladó nevét és email-címét, a címzettet, az email tárgyát, szöveges tartalmát, technikai üzenetazonosítóit, valamint a csatolmányokra vonatkozó alapvető metaadatokat, például a fájlnevet, fájltípust és méretet.

A jelenlegi működés során az email csatolmányának tényleges fájltartalma nem kerül automatikusan elmentésre az Edleen adatbázisába; a rendszer a csatolmányra vonatkozó metaadatokat rögzítheti.

A levél tartalmából az Edleen a felhasználó Beérkező feladatai között új feladatot hozhat létre.

Az Edleen email-címére történő továbbítás nem igényel Gmail-hozzáférést. A Gmail-bővítménnyel végzett beküldés külön működését a 6. pont ismerteti.

6. Google Gmail, Naptár és Meet integráció

Az Edleen opcionálisan összekapcsolható a felhasználó Google-fiókjával a Google Naptár és Google Meet funkciók használatához.

A kapcsolat létrehozása kizárólag a felhasználó kifejezett kezdeményezésére történik a Google OAuth engedélyezési folyamatán keresztül.

Az Edleen a Google-fiókból a kapcsolódó Google-fiók email-címét, a felhasználó saját naptáraihoz tartozó eseményadatokat, így például az esemény címét, kezdési és befejezési idejét, helyszínét, Google Naptár-linkjét és Google Meet-linkjét érheti el.

Az Edleen ezeket az adatokat arra használja, hogy a Google Naptár eseményei megjelenhessenek az Edleen naptárnézetében.

A felhasználó az Edleenből új Google Naptár-eseményt is létrehozhat. Ennek során az Edleen a felhasználó által megadott eseménycímet, időpontot, időzónát és – amennyiben vannak – a meghívott résztvevők email-címeit továbbítja a Google Calendar API részére. A felhasználó kérésére az eseményhez Google Meet-link is létrehozható.

Az Edleen a naptáresemények listáját lekéréskor tölti be a Google rendszeréből; a megjelenített Google Naptár-eseményekről nem készít külön, tartós másolatot az Edleen feladat-adatbázisában.

A Google OAuth-hozzáférési és frissítési tokeneket az Edleen titkosított formában tárolja. Ezekre azért van szükség, hogy a felhasználónak ne kelljen minden egyes naptárműveletnél újra belépnie a Google-fiókjába.

A felhasználó a Google-integrációt bármikor leválaszthatja. A kapcsolat megszüntetésekor az Edleen a tárolt hozzáférési adatokat érvényteleníti, illetve törli.

Gmail-bővítmény és kézi levélbeküldés

A Gmail-bővítmény a felhasználó által megnyitott levél beküldését teszi lehetővé. A felhasználó a „Küldés az Edleenbe” gombbal kezdeményezi a kiválasztott levél lekérését a Gmail API-n keresztül és annak továbbítását az Edleenbe. Ez a funkció nem olvassa be automatikusan a teljes postafiókot.

A beküldés során az Edleen kezeli a feladó nevét és email-címét, a levél tárgyát, szöveges tartalmát, rövid szöveges előnézetét, érkezési időpontját, Gmail-üzenetazonosítóját és beszélgetésazonosítóját. A levélben harmadik személyek személyes adatai is szerepelhetnek. A csatolmányok fájltartalmát ez a beküldési funkció nem menti el.

A bővítmény Google-azonosítási és hozzáférési tokeneket továbbít az Edleen szerverének a felhasználó azonosítása és a kiválasztott levél lekérése érdekében. A beküldési végpont ezeket a rövid élettartamú tokeneket nem menti el a levélrekordban, és a levéltartalmat, valamint a tokeneket nem írja a beküldés hibanaplójába.

A beküldött levél az Edleen Beérkező feladatok felületén tárolódik; a felhasználó innen dönthet a további feldolgozásról. A levél szöveges törzsét az Edleen titkosított formában tárolja. A Gmail-azonosítók az ismételt beküldés felismerésére is szolgálnak.

Az adatkezelés célja a felhasználó által kiválasztott levél kezelése az Edleen munkafolyamatában. A saját fiókhoz kapcsolódó adatkezelés jogalapja a szolgáltatási szerződés teljesítése; az előfizető által kezelt harmadik személyek adatai tekintetében az Edleen az előfizető utasításai alapján adatfeldolgozóként jár el. A Google engedélyezési folyamatában adott hozzáférési engedély a funkció technikai használatának feltétele.

A Google-hozzáférés a Google-fiók kapcsolódó alkalmazásainál visszavonható, a Gmail-bővítmény eltávolítható. A visszavonás megakadályozza a további hozzáférést; az Edleenbe korábban beküldött levéladatokat önmagában nem törli. Ezek törlését az Edleenben elérhető törlési lehetőséggel vagy a hello@edleen.com címen lehet kérni. Megőrzésükre a 13. pont vonatkozik.

A Google Drive mappák és dokumentumok az Edleenben URL-linkként kapcsolhatók ügyfélhez, projekthez vagy feladathoz; ehhez a funkcióhoz az Edleen nem kér Google Drive API-hozzáférést.

Az Edleen a Google Workspace API-kon keresztül kapott adatokat kizárólag a felhasználó számára látható és általa igénybe vett funkciók biztosítására használja. Az ilyen adatokat nem értékesítjük, nem használjuk hirdetési profil kialakítására, célzott reklámozásra vagy hitelképesség meghatározására.

Az Edleen Google-adatokkal kapcsolatos adatkezelése megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, beleértve a Limited Use követelményeket. A Google külön megköveteli, hogy a Google Workspace API-adatok hozzáférését, felhasználását, tárolását és megosztását a privacy policy egyértelműen ismertesse, és a Limited Use követelmények betartását is rögzítse.

7. Mesterséges intelligencián alapuló funkciók

Az Edleen egyes funkciói mesterséges intelligenciát használhatnak például briefek rendezéséhez, checklist-javaslatok készítéséhez, meetingjegyzetek feldolgozásához vagy munkával kapcsolatos összefoglalók létrehozásához.

Ezek a funkciók csak akkor dolgozzák fel a felhasználó által megadott tartalmat, amikor a felhasználó az adott AI-funkciót igénybe veszi.

Az AI-funkció működéséhez szükséges szöveges tartalom az Edleen által használt AI-szolgáltatóhoz, jelenleg az OpenAI rendszeréhez kerülhet továbbításra az adott kérés feldolgozásához.

A felhasználó felelőssége, hogy AI-funkció használatakor csak olyan személyes vagy üzleti adatot küldjön feldolgozásra, amelynek ilyen célú kezelésére jogosult.

Az Edleen AI-funkciói javaslatokat készítenek; a felhasználó helyett joghatással járó, kizárólag automatizált döntést nem hoznak.

8. Előfizetés és fizetés

Az Edleen fizetős előfizetéseinek kezeléséhez a Stripe fizetési szolgáltatását használhatja.

A Stripe kezelheti többek között a fizetéshez szükséges nevet, számlázási adatokat, fizetési módra vonatkozó adatokat, tranzakciós adatokat és a fizetési státuszt.

Az Edleen a bankkártya teljes adatait nem tárolja saját adatbázisában.

A számlázáshoz és könyveléshez szükséges adatokat az Edleen a vonatkozó adó- és számviteli jogszabályokban előírt ideig őrzi meg.

9. Kapcsolatfelvétel és ügyfélszolgálat

Ha emailben vagy más elérhető csatornán kapcsolatba lépsz velünk, kezelhetjük a nevedet, email-címedet, a megkeresés tartalmát és az ügy rendezéséhez szükséges kapcsolódó információkat.

Az adatkezelés célja a kérdés, hiba vagy ügyfélszolgálati kérés megválaszolása.

Az adatkezelés jogalapja lehet a szerződés teljesítése, a szerződéskötést megelőző kapcsolattartás, illetve az Edleen ügyfélkapcsolatok megfelelő kezeléséhez fűződő jogos érdeke.

10. Technikai és biztonsági adatok

A szolgáltatás működése során technikai adatok is keletkezhetnek, például IP-cím, hozzáférési időpont, böngészőre és eszközre vonatkozó információ, munkamenet-adatok, hibainformációk és biztonsági események.

Ezeket elsősorban az Edleen biztonságának fenntartására, hibák felderítésére, visszaélések megelőzésére és a szolgáltatás stabil működtetésére használjuk.

A hibák és technikai események nyomon követésére az Edleen a Sentry szolgáltatását is használhatja.

11. Sütik

Az app.edleen.com a szolgáltatás működéséhez szükséges sütiket és hasonló technológiákat használhat, például a bejelentkezett munkamenet fenntartásához, biztonsági ellenőrzésekhez és külső integrációk engedélyezési folyamatához.

Az ilyen, működéshez feltétlenül szükséges sütik használatához külön hozzájárulás nem szükséges.

Amennyiben az edleen.com weboldalon a későbbiekben analitikai vagy marketing célú sütiket, például Google Analytics vagy Meta Pixel technológiát használunk, azok csak a vonatkozó hozzájárulási szabályoknak megfelelően kerülnek alkalmazásra, és a jelen tájékoztatót ennek megfelelően frissítjük.

12. Adatfeldolgozók és külső szolgáltatók

Az Edleen működése során különösen az alábbi típusú külső szolgáltatókat veheti igénybe:

Egyes szolgáltatók az Európai Gazdasági Térségen kívül is kezelhetnek adatokat. Ilyen adattovábbítás esetén az Edleen az alkalmazandó adatvédelmi szabályok szerinti megfelelő adattovábbítási mechanizmust alkalmazza, például megfelelőségi határozatra vagy megfelelő szerződéses garanciákra támaszkodva.

Az Edleen adatfeldolgozóit csak a szolgáltatás működtetéséhez szükséges mértékben veszi igénybe.

13. Mennyi ideig őrizzük meg az adatokat?

Az előfizetés megszűnése után: az ÁSZF 6. pontjával összhangban a törölhető munkatartalmak megőrzési ideje az utolsó jogosult hozzáférési napot követő naptól számított 30 naptári nap, az adatkiadás és az előfizetés újraindítása érdekében. Újraindítás hiányában a határidő után a törölhető munkatartalmak törlésre kerülnek. Ez nem vonatkozik a kötelezően megőrzendő bizonylatokra és a jogszerű igényérvényesítéshez szükséges adatokra. A megalapozott törlési kérelmet a 30 napos időszak nem késlelteti.

A felhasználói fiók és a szolgáltatás működéséhez szükséges adatokat főszabály szerint addig kezeljük, amíg a felhasználói fiók vagy az előfizetői jogviszony fennáll.

A felhasználó által az Edleenbe feltöltött ügyfél-, projekt-, feladat- és kommunikációs adatokat a felhasználó törölheti, illetve azok a workspace vagy felhasználói fiók megszüntetésével törlésre kerülhetnek, kivéve, ha valamely adat további megőrzését jogszabály írja elő vagy az jogi igény érvényesítéséhez szükséges.

A Google OAuth-hozzáférési adatokat a Google-integráció fennállásáig kezeljük.

A számlázáshoz és adózási kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatokat a vonatkozó jogszabályok szerinti kötelező megőrzési idő alatt tároljuk.

14. Adatbiztonság

Az Edleen megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok jogosulatlan hozzáférése, megváltoztatása, nyilvánosságra hozatala, elvesztése és megsemmisítése ellen.

Ilyen intézkedés többek között a titkosított HTTPS-kapcsolat, a jelszavak egyirányú hash-alapú tárolása, a Google OAuth tokenek titkosítása, a hozzáférési jogosultságok elkülönítése és a rendszeres technikai hibafelügyelet.

Az interneten történő adattovábbítás és elektronikus adattárolás ugyanakkor teljes kockázatmentességgel nem biztosítható.

15. Az érintettek jogai

Az érintetti kérelem alapján tett intézkedésekről indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül adunk tájékoztatást. A GDPR feltételei szerint ez további két hónappal meghosszabbítható; a hosszabbításról és okáról az első hónapon belül tájékoztatunk. A NAIH-hoz fordulásnak nem feltétele az Edleen előzetes megkeresése. Hatósági eljárás a NAIH által megadott hivatalos csatornákon kezdeményezhető; az általános ügyfélszolgálati e-mail-cím önmagában nem hatósági ügyindítási felület. A benyújtás módjai: NAIH – ügyfélszolgálat és elektronikus ügyintézés.

Az érintett a GDPR feltételei szerint kérheti a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését vagy törlését, kérheti az adatkezelés korlátozását, meghatározott esetekben tiltakozhat az adatkezelés ellen, valamint jogosult lehet az adathordozhatóságra.

Amennyiben valamely adatkezelés hozzájáruláson alapul, a hozzájárulás bármikor visszavonható. A visszavonás nem érinti a visszavonást megelőző adatkezelés jogszerűségét.

Az érintetti jogok gyakorlására irányuló kérelmet a következő címre lehet elküldeni: hello@edleen.com

16. Panasz és jogorvoslat

Amennyiben úgy gondolod, hogy személyes adataid kezelése nem megfelelően történt, elsőként kérjük, vedd fel velünk a kapcsolatot, hogy a problémát kivizsgálhassuk.

Az érintett jogosult panaszt benyújtani a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz is.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Telefon: +36 (1) 391-1400

Az érintett bírósági jogorvoslatot is igénybe vehet a GDPR és az alkalmazandó magyar jogszabályok szerint.

17. Harmadik személyek adatainak feltöltése

Az Edleen üzleti munkafolyamat-kezelő rendszer, ezért a felhasználók olyan személyek adatait is feltölthetik, akik maguk nem rendelkeznek Edleen-fiókkal.

Ilyen lehet például egy ügyfél kapcsolattartójának neve és email-címe vagy egy Google Naptár-esemény meghívottjának email-címe.

Az ilyen adatokat feltöltő vagy továbbító felhasználó felelőssége annak biztosítása, hogy az adatkezelés és az adatok Edleen részére történő továbbítása jogszerű legyen.

18. Különleges adatok

Az Edleen általános üzleti feladat- és ügyfélkezelésre készült.

Kérjük, hogy egészségügyi, biometrikus, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre, szexuális életre vagy más különleges adatkategóriába tartozó adatot csak akkor rögzíts az Edleenben, ha erre megfelelő jogalappal rendelkezel, és az adott adat kezelése ténylegesen szükséges.

19. A tájékoztató módosítása

Az Edleen szolgáltatás és annak integrációi a későbbiekben változhatnak.

Ha a személyes adatok kezelésének módja lényegesen megváltozik, jelen Adatkezelési Tájékoztatót frissítjük.

Az aktuális változat minden esetben az alábbi címen érhető el: https://edleen.com/adatkezeles